Directives des comités et des groupes de travail

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Directives à l’intention des groupes de travail et des comités permanents de la FIT

après approbation par le Conseil de la FIT en août 2015

Objectif
Les groupes de travail et les comités permanents sont l’assise d’une grande partie du travail accompli par la Fédération en faveur de ses membres. Ils sont formés de bénévoles qui ont des compétences ou des intérêts particuliers et qui acceptent de consacrer du temps et de l’énergie à la FIT. Les présentes directives visent à faciliter et à harmoniser les travaux et les modes de fonctionnement des groupes de travail et des comités permanents de la FIT.

Dispositions générales
Les groupes de travail et les comités permanents sont régis par les dispositions de la section VI, articles 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77 du Règlement intérieur de la FIT, dans l’esprit des recommandations du Congrès statutaire de 2014 (voir l’annexe 1).

Les directives suivantes s’ajoutent au Règlement intérieur pour préciser la structure de gouvernance et le cadre des travaux internes des groupes de travail et comités permanents de la FIT.

Les questions et les problèmes concernant un groupe de travail ou un comité permanent doivent être soumis au président. Si cette personne ne peut s’en occuper, le membre du Conseil siégeant au groupe de travail peut soumettre la question au Conseil.

I — GROUPES DE TRAVAIL DE LA FIT

Création d’un groupe de travail
L’organe fondateur, qui est habituellement par convention le Congrès statutaire ou le Conseil, confie à un groupe de travail la mission de répondre à des besoins reconnus de la Fédération ou de ses associations membres. L’organe fondateur définit le mandat du groupe de travail et peut proposer des candidats pour siéger au sein du groupe.

Il importe que chaque groupe de travail mette à profit la compétence et l’expérience des membres de la FIT. C’est pourquoi on lancera un appel de candidatures. Sauf exception, dans le cas par exemple d’un groupe de travail de courte durée ayant un objectif très précis, l’organe fondateur doit lancer un appel général de candidatures. Une fois les mises en candidature terminées, le Conseil a deux semaines pour ratifier la composition du groupe de travail.

Une fois cette ratification faite, le groupe de travail est réputé créé et élira un président parmi ses membres au plus tard deux semaines après sa création. Au plus tard quatre semaines après son élection, le président du groupe de travail doit soumettre une proposition au Conseil, pour examen. Basée sur le mandat défini par l’organe fondateur, cette proposition présente un plan de travail, un projet de calendrier pour la durée des travaux et un budget. Le Conseil a deux semaines pour communiquer sa décision concernant cette proposition.

Admissibilité et durée du mandat
Tout membre d’une association membre en règle de la FIT peut siéger au sein d’un groupe de travail de la FIT, dans la mesure où cette personne a l’appui de son association et la compétence, les connaissances et l’intérêt nécessaires.

Le Conseil définit la durée du mandat du groupe de travail en fonction du délai demandé dans le calendrier soumis par le président.
Le mandat d’un groupe de travail ne sera renouvelé que dans des circonstances exceptionnelles (voir ci-dessous) et les membres du groupe de travail ne peuvent être nommés pour plus de trois mandats consécutifs. Les membres ne peuvent être candidats à un groupe de travail ou un comité permanent de nature similaire qu’après une pause de trois ans.

Élection du président du groupe de travail
Les membres du groupe de travail élisent leur président à la majorité simple. Tout membre du groupe de travail peut demander un vote secret. Dans ce cas, le Conseil de la FIT chargera une personne d’organiser l’élection du président du groupe de travail par scrutin secret.

Agent de liaison observateur
Au moins un membre du Conseil doit siéger au groupe de travail. S’il n’y en a aucun, un membre du Conseil doit être nommé membre observateur du groupe électronique pour assurer la liaison avec le Conseil. Cet agent de liaison observateur participe à toutes les activités du groupe de travail, sans avoir de droit de vote. Cette personne informera le groupe de travail de toute décision du Conseil de la FIT touchant les travaux du groupe de travail.

Engagement des membres
Tous les membres doivent participer de façon régulière et positive aux discussions électroniques pour faciliter le travail du groupe. Les membres du groupe de travail doivent respecter la confidentialité des discussions et des conclusions et soutenir les résultats de ces discussions. On encourage la tenue régulière de réunions virtuelles pour faire progresser les travaux du groupe.

Il incombe au président de veiller à l’avancement général des travaux. Chaque réunion doit donner lieu à la préparation d’un ordre du jour distribué dix jours ouvrables à l’avance et d’un procès-verbal qui sera envoyé au Conseil de la FIT à titre d’information après avoir été approuvé par le groupe de travail.

Tout membre qui omet d’assister à trois réunions virtuelles consécutives sans s’être fait excuser pour toutes ces réunions est réputé avoir quitté son poste au sein du groupe de travail.

Vote
Les décisions du groupe de travail sont prises à la majorité simple des membres du groupe de travail conformément aux principes énoncés aux articles 34, 35 et 36 du Règlement intérieur de la FIT.

Renouvellement du mandat
Les demandes de prolongation du mandat d’un groupe de travail doivent rester l’exception. Il importe que le plan de travail prévoie suffisamment de temps au départ et soit respecté. Si le groupe de travail a besoin de plus de temps pour accomplir sa mission, il doit demander ce temps supplémentaire dans son rapport final avec tous les détails nécessaires. Par ailleurs, le Conseil de la FIT peut veiller à entendre les raisons données par le président. Toutes les demandes de renouvellement sont laissées à la discrétion du Conseil de la FIT dont la décision est sans appel.

Moyens et soutien
Reconnaissant l’importance du rôle des groupes de travail, la FIT leur offre les moyens et le soutien suivants.

a. Groupe électronique
Dès la création d’un groupe de travail, la secrétaire générale de la FIT établira automatiquement un groupe électronique Yahoo destiné à toutes les communications internes du groupe de travail. Ce groupe électronique servira à l’élection du président du groupe de travail et aux communications subséquentes. Il fait fonction de registre des activités du groupe de travail pour la Fédération.

b. Réunions virtuelles
On encourage les groupes de travail à tenir des réunions virtuelles qui peuvent être très utiles à leurs travaux. Le groupe de travail peut utiliser n’importe quel logiciel à cette fin, ou encore le service Go-To-Meeting pour lequel la FIT détient une licence.

c. Page web
Le webmestre de la FIT ou un autre administrateur du site web de la FIT peut créer une page web pour le groupe de travail dans le site. Le groupe de travail décidera qui parmi ses membres pourra mettre à jour cette page ou y ajouter du contenu. Cette page vise à informer le public du mandat, du plan de travail et des résultats du groupe, sous forme de rapports. Le groupe de travail peut publier d’autres renseignements en se conformant aux Statuts et au Règlement intérieur de la FIT.

d. Sondages
On encourage les groupes de travail à effectuer des sondages qui peuvent être très utiles à leurs travaux. Le groupe de travail doit soumettre les questions du sondage à l’approbation du Conseil. La secrétaire générale de la FIT configurera le sondage sur le gabarit de la FIT dans le système de sondages normalement utilisé par la FIT.

Rapports + Translatio
Le groupe de travail remettra un rapport de mi-mandat, ou au moins un rapport par année au Conseil pour examen à la réunion suivante du Conseil de la FIT. Le rapport doit avoir été approuvé par les membres du groupe de travail. En l’absence de consensus, la procédure de vote du Conseil énoncée à l’article 36 du Règlement intérieur s’applique. Le rapport doit être envoyé au Conseil au moins trois semaines avant la réunion du Conseil. Le rapport final doit être soumis à la fin de la durée définie du mandat.

On encourage les groupes de travail à communiquer leurs progrès, à mobiliser l’appui des membres ou à faire connaître leurs activités par tous les moyens de communication de la FIT, et notamment par Translatio.
Budget et paiements

Tel qu’indiqué ci-dessus, la proposition du groupe de travail soumise à l’approbation du Conseil de la FIT dans les six semaines suivant la création du groupe de travail doit comprendre un budget.
Les demandes de remboursement ou de paiement doivent respecter le budget convenu et être soumises à la trésorière de la FIT par l’entremise du Secrétariat de la FIT à l’adresse secretariat@nullfit-ift.org, sur le formulaire de remboursement de la FIT accompagné de l’original de toutes les factures afférentes. Les demandes de remboursement doivent être envoyées dans les trois mois suivant la date des dépenses.

Résolution des différends
Si le climat de travail cesse d’être coopératif au sein du groupe de travail ou s’il y a preuve d’inconduite, un ou plusieurs membres du groupe de travail doivent en informer le Conseil de la FIT, qui a la responsabilité de faire enquête et d’agir dans les limites de ses pouvoirs pour régler la question. Les décisions du Conseil de la FIT sont sans appel.

I — COMITÉS PERMANENTS DE LA FIT

Objectif
Depuis que la FIT s’est dotée de groupes de travail au Congrès statutaire de 2014 à Berlin, les comités permanents ont essentiellement une mission interne consistant à aider le Conseil de la FIT à s’acquitter de ses tâches dans des domaines particuliers.

Mandat et budget
Le mandat d’un comité permanent de la FIT est défini par l’organe qui le crée, c.-à-d. le Congrès statutaire ou le Conseil de la FIT. Le comité permanent établit son plan de travail qui est approuvé par le Conseil.

Dans des circonstances exceptionnelles et uniquement avec l’autorisation préalable du Conseil, un comité permanent peut se faire rembourser des dépenses engagées dans le cadre de ses travaux. Les demandes de remboursement ou de paiement doivent être soumises à la trésorière de la FIT par l’entremise du Secrétariat de la FIT à l’adresse secretariat@nullfit-ift.org, sur le formulaire de remboursement de la FIT accompagné de l’original de toutes les factures afférentes. Les demandes de remboursement doivent être envoyées dans les trois mois suivant la date des dépenses.

Admissibilité et durée du mandat
L’organe qui crée un nouveau comité permanent, habituellement le Congrès statutaire ou le Conseil, nomme au moins trois membres du comité qui éliront un président parmi eux.

Tout membre d’une association membre en règle de la FIT peut siéger au sein d’un groupe de travail de la FIT, dans la mesure où cette personne a l’appui de son association et la compétence, les connaissances et l’intérêt nécessaires.

Le mandat d’un comité permanent prend fin au prochain Congrès statutaire.

Les présidents et les autres membres des comités permanents sont nommés pour un maximum de trois mandats consécutifs.

Élection du président du comité permanent
Les membres du comité permanent élisent leur président à la majorité simple. Tout membre du comité peut demander un vote secret. Dans ce cas, le Conseil de la FIT chargera une personne d’organiser l’élection du président du comité permanent par scrutin secret.

Agent de liaison observateur
Au moins un membre du Conseil doit siéger au comité permanent. S’il n’y en a aucun, un membre du Conseil doit être nommé membre observateur du groupe électronique pour assurer la liaison avec le Conseil. Cet agent de liaison observateur participe à toutes les activités du comité permanent, sans avoir de droit de vote. Cette personne informera le comité permanent de toute décision du Conseil de la FIT touchant les travaux du comité permanent.

Engagement des membres
Tous les membres doivent participer de façon régulière et positive aux discussions électroniques pour faciliter le travail du comité. Les membres du comité permanent doivent respecter la confidentialité des discussions et des conclusions et soutenir les résultats de ces discussions. On encourage la tenue régulière de réunions virtuelles pour faire progresser les travaux du comité.

Il incombe au président de veiller à l’avancement général des travaux. Chaque réunion doit donner lieu à la préparation d’un ordre du jour distribué dix jours ouvrables à l’avance et d’un procès-verbal qui sera envoyé au Conseil de la FIT à titre d’information après avoir été approuvé par le comité permanent.

Tout membre qui omet d’assister à trois réunions virtuelles consécutives sans s’être fait excuser pour toutes ces réunions est réputé avoir quitté son poste au sein du comité permanent.

Vote
Les décisions du comité permanent sont prises à la majorité simple des membres du comité permanent conformément aux principes énoncés aux articles 34, 35 et 36 du Règlement intérieur.

Moyens et soutien
Reconnaissant l’importance du rôle des comités permanents, la FIT leur offre les moyens et le soutien suivants.

a. Groupe électronique
Dès la création d’un comité permanent, la secrétaire générale de la FIT établira automatiquement un groupe électronique Yahoo destiné à toutes les communications internes du comité permanent. Ce groupe électronique servira à l’élection du président du comité permanent et aux communications subséquentes. Il fait fonction de registre des activités du comité permanent pour la Fédération.

b. Réunions virtuelles
On encourage les comités permanents à tenir des réunions virtuelles qui peuvent être très utiles à leurs travaux. Le comité permanent peut utiliser n’importe quel logiciel à cette fin, ou encore le service Go-To-Meeting pour lequel la FIT détient une licence.

c. Page web
Le webmestre de la FIT ou un autre administrateur du site web de la FIT peut créer une page web pour le comité permanent dans le site. Le comité permanent décidera qui parmi ses membres pourra mettre à jour cette page ou y ajouter du contenu. Cette page vise à informer le public du mandat, du plan de travail et des résultats du comité, sous forme de rapports. Le comité permanent peut publier d’autres renseignements en se conformant aux Statuts et au Règlement intérieur de la FIT.

d. Sondages
On encourage les comités permanents à effectuer des sondages qui peuvent être très utiles à leurs travaux. Le comité permanent doit soumettre les questions du sondage à l’approbation du Conseil. La secrétaire générale de la FIT configurera le sondage sur le gabarit de la FIT dans le système de sondages normalement utilisé par la FIT.

Rapports + Translatio
Les rapports doivent être approuvés par le comité permanent et refléter les divergences de vues qui peuvent exister au sein du comité permanent. En l’absence de consensus, la procédure de vote du Conseil énoncée à l’article 36 du Règlement intérieur s’applique. Les rapports doivent être soumis trois semaines avant la réunion du Conseil et chaque fois que le Conseil demande de l’information.
On encourage les comités permanents à communiquer leurs progrès, à mobiliser l’appui des membres ou à faire connaître leurs activités par tous les moyens de communication de la FIT, et notamment par Translatio.

Résolution des différends
Si le climat de travail cesse d’être coopératif au sein du comité permanent ou s’il y a preuve d’inconduite, un ou plusieurs membres du comité permanent doivent en informer le Conseil de la FIT, qui a la responsabilité de faire enquête et d’agir dans les limites de ses pouvoirs pour régler la question. Les décisions du Conseil de la FIT sont sans appel.

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Annexe 1 : Citation du procès-verbal du Congrès de 2014

Point 11.3.7 : On explique que les comités permanents exerceront avant tout des fonctions internes nécessaires au bon fonctionnement du Conseil, sur des sujets comme les admissions ou les investissements. Les groupes de travail auront un mandat plus court, généralement de 6 à 12 mois. S’il faut un mandat plus long, le Conseil pourra en décider. Contrairement aux comités, les groupes de travail pourront se faire allouer des fonds. Reiner Heard explique que cette restructuration s’impose. Les participants étudient attentivement cette question. À l’article 70, le terme « comités » doit être remplacé par « groupes de travail ». Les comités permanents répondent aux besoins du Conseil. Un comité s’inquiète beaucoup de la courte durée des mandats. Certains groupes de travail sont très actifs et d’autres pas. Le mandat d’un groupe de travail pourrait durer jusqu’à trois ans, à la discrétion du Conseil.

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