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Règlement financier de la FIT

Tel qu’adopté et ultérieurement modifié par une résolution du XXe Congrès statutaire réuni en août 2014 à Berlin et adopté par le Conseil en mars 2015

CHAPITRE 1 : RESPONSABILITÉS DES ÉLUS

Le Conseil est chargé de l’administration et de la direction de la FIT. Il peut exercer tous les pouvoirs d’administration et effectuer tous les actes qui peuvent être légalement accomplis par la FIT conformément à ses Statuts et au présent règlement. [Règlement intérieur, Art. 39]

Le Conseil a les pouvoirs et les obligations ci-après :
c) autoriser les paiements découlant du fonctionnement de la FIT ;
d) affecter les fonds de la FIT à chacun des objets visés par elle et, si cela est nécessaire, accroître ces fonds par tous les moyens appropriés … [Règlement intérieur, Art. 40]

Le Trésorier est responsable de la bonne administration de toutes les ressources disponibles et de leur emploi. Il tient le Bureau au courant de la situation financière de la FIT et lui présente ses comptes. En outre, il prépare, en vue de chaque session du Conseil, un rapport financier présenté au nom du Bureau. [Statuts, Art. 43]

CHAPITRE 2 : SECRÉTARIAT PERMANENT

2.1 RESPONSABILITÉS FINANCIÈRES DU SECRÉTARIAT PERMANENT
Avec l’accord préalable du Bureau, le Trésorier délègue au Secrétariat permanent les pouvoirs qui lui semblent utiles, sans pour autant déléguer les responsabilités qui en découlent [Résolution du Bureau, Shenzhen, 2009].

2.2. COMPTABILITÉ
Le Secrétariat permanent tient les livres de la Fédération conformément aux principes comptables généralement reconnus et aux directives du Bureau.

2.2 GESTION FINANCIÈRE

2.3.1. Si le Trésorier choisit de déléguer au Secrétariat permanent le pouvoir de débourser les fonds de la Fédération, ce pouvoir ne peut dépasser les limites suivantes [Résolution du Bureau, Shenzhen, 2009]:

(a) Toute dépense jusqu’à US$ 2 0001 envers un fournisseur habituel de la Fédération pourra être déboursée sans autre autorisation ;
(b) Toute autre dépense jusqu’à US$ 2 0001 pourra être déboursée moyennant l’autorisation du Trésorier seul ;
(c) Toute dépense dépassant US$2 0001 ne pourra être déboursée que moyennant l’autorisation du Trésorier et du Président ou du Secrétaire Général.

2.3.2.Tout chèque ou ordre de virement émis par la Fédération porte la signature de deux officiers ou agents autorisés de la Fédération [Résolution du Bureau, Shenzhen, 2009].

CHAPITRE 3 : ÉTATS FINANCIERS ANNUEL

Au plus tard le 30 avril de chaque année, le Trésorier, au nom du Conseil, présente à toutes les organisations membres un rapport financier couvrant l’année calendaire expirée. Les états financiers inclus dans ce rapport sont accompagnés d’un rapport conforme à la Norme Internationale d’Examen Limité2. [Statuts, Art. 44]

3.1. L’exercice financier est l’année civile.

3.2. Pour comptabiliser les apports dans la tenue des ses livres comptables la Fédération emploie la méthode du report

3.3. Depuis le 1er janvier 2012, la devise comptable de la Fédération est le franc suisse. La Fédération utilise également le dollar US et l’euro ; si besoin est elle peut utiliser d’autres devises et le cas échéant elle peut ouvrir des comptes bancaires dans ces devises. Les cotisations des associations membres peuvent être payées dans diverses devises, tant que le montant versé dans le compte de la FIT correspond au montant en francs suisses indiqué sur la facture.

3.4. Les états financiers sont rédigés par le Secrétariat permanent de la Fédération avec l’appui d’un aide-comptable sous la responsabilité du Trésorier, et ensuite examinés par un expert- comptable. Celui-ci peut être chargé de vérifier, ou de faire vérifier, les états financiers.

3.5. Les états financiers, assortis des rapports de l’expert-comptable, du Trésorier et de l’éventuel vérificateur externe, sont soumis d’abord au Bureau pour commentaire et toute élucidation ou modification jugée nécessaire, ensuite au Conseil pour commentaire, élucidation, modification et approbation, avant d’être présentés aux associations membres.

3.6. A l’occasion de chaque Congrès, les états financiers des exercices depuis le congrès précédent sont soumis à l’adoption. Une fois les états financiers adoptés et décharge donnée au Trésorier, ils sont réputés définitifs et ne pourront plus faire l’objet de débat.

CHAPITRE 4 : LE BUDGET

TAu plus tard le 31 décembre de chaque année, le Trésorier, au nom du Conseil, présente à toutes les organisations membres, un projet de budget pour la période financière suivante. [Statuts, Art. 45].

Sous réserve de ratification à la réunion suivante du Conseil, le Bureau est investi du pouvoir : (…)

d) de payer toutes sommes d’argent pour le fonctionnement de la FIT, en exécution du budget adopté par le Conseil pour l’année en cours. [Règlement intérieur, Art. 56]

Ni les Statuts ni le Règlement intérieur n’exigent que le Trésorier soumette un budget au Congrès ; lorsqu’un projet de budget triennal a été soumis à Shanghai en 2008 le Président a mis le Congrès en garde contre les risques encourus en introduisant l’incertitude dans le budget et en circonscrivant l’action du nouveau Conseil. À San Francisco en 2011, le Trésorier sortant a présenté au Congrès un budget-cadre pour un an basé sur les modifications aux cotisations qui venaient d’être votées.

4.1. Au plus tard le 15 septembre précédent chaque exercice les groupes de travail, centres régionaux et individus font part au Trésorier de leurs besoins budgétaires.

4.2. Le Trésorier dresse le budget annuel de la Fédération à la lumière du programme d’activités et après consultation avec le Directeur général, le Conseil et les membres du Bureau. Il soumet son budget au débat lors de la dernière réunion ordinaire du Bureau de chaque année civile.

4.3. Outre les dépenses et revenus de l’année à venir, le budget fait état au moins du budget de l’année en cours et des dépenses et revenus réels consolidés, tels que connus. Le Trésorier annexera au budget les annotations qu’il juge nécessaires.

4.4 Suite au débat au niveau du Bureau, le budget est soumis au Conseil pour approbation avant d’être soumis aux organisations membres au plus tard le 31 décembre avant le début de l’exercice.

4.5 Les dépenses extraordinaires et extra-budgétaires sont examinées par le Conseil au cas par cas. Seul le Conseil peut autoriser de telles dépenses. Ni le Bureau, ni le Conseil ne peut autoriser une activité sans que les moyens financiers nécessaires ne soient prévus au budget.

CHAPITRE 5 : COTISATIONS DES MEMBRES

Les ressources financières de la FIT proviennent essentiellement des cotisations des organisations membres. [Statuts, Art. 42]

Chaque organisation membre verse une cotisation annuelle dont le montant est déterminé par le Congrès sur la proposition du Conseil. [Statuts, Art. 46]

5.1 L’année de cotisation est l’année civile.

5.2. Les cotisations sont établies par résolution du Congrès.

5.3. Au plus tard le 1er décembre avant le début de chaque année, le Secrétariat permanent calcule le montant à payer par chaque organisation membre et envoie une facture par courrier électronique. Chaque membre peut à tout moment exiger une facture imprimée.

5.4. Les cotisations sont exigibles au 1er janvier et payables au plus tard le 31 mars.

5.5. L’organisation membre responsable de l’organisation du Congrès triennal est exonérée des cotisations pour l’année dudit Congrès.La devise comptable de la Fédération étant le franc suisse, au moins jusqu’en 2017 les cotisations sont également exprimées en euros et en dollars, en appliquant le taux de change calculé à la date de la facture. Le montant à payer correspond néanmoins au total en francs suisses. Cette disposition sera revue par le Congrès en 2017 [Résolution du Congrès, Berlin 2014].

Membres ordinaires
5.7 La cotisation annuelle de 2015 est de CHF 2,95 par membre de l’association. En 2016 et 2017, elle est de CHF 3,10 par membre de l’association. Le plafond de cotisation de 2015 à 2017 est relevé à CHF 4 500 [Résolution du Congrès, Berlin 2014].

5.8 Les associations membres des pays dont le produit intérieur brut par habitant est inférieur de 66 % à la moyenne mondiale calculée par la Banque mondiale voient leur cotisation réduite de moitié [Résolution du Congrès, San Francisco, 2011].

Membres associés
5.9 Les Membres associés acquittent une contribution forfaitaire de CHF 415 en 2015 et CHF 435 en 2016 et 2017. [Résolution du Congrès, Berlin 2014]

Observateurs
5.10 Les Observateurs acquittent une contribution de CHF 118 en 2015 et de CHF 124 en 2016 et 2017 [Résolution du Congrès, Berlin 2014]. Le statut de membre observateur est accordé par le Conseil pour une période maximale de trois ans. [Statuts, Art. 11]. Le Conseil a décidé qu’à compter d’octobre 2014, un membre observateur doit poser sa candidature au statut de membre ordinaire ou associé à la fin de la période de trois ans pendant laquelle il a eu le statut d’observateur. Il ne peut renouveler son statut d’observateur pour une période supplémentaire.

CHAPITRE 6 : LES GROUPES DE TRAVAIL

Chaque groupe de travail doit présenter un budget en même temps que son plan de travail ; le Conseil accorde le financement et autorise la libération des fonds en fonction des prévisions budgétaires, après consultation du Trésorier de la FIT. [Règlement intérieur, Art. 74]

6.1. Chaque groupe de travail ou centre régional de la Fédération a droit d’office à un financement conforme au budget de la FIT afin de financer ses projets et dépenses courantes.

6.2. Toute demande de remboursement de frais doit être soumise à l’accord préalable du Conseil. Les dépenses prévues dans le budget d’un groupe de travail ou d’un centre régional qui a été approuvé par le Conseil bénéficie ainsi de cet accord préalable.

6.3. Outre les fonds alloués dans le budget de la FIT, chaque groupe de travail ou centre régional peut solliciter des fonds sous forme d’une avance ou de capital d’amorçage, qui sont payables sous réserve de la disponibilité de fonds, et normalement remboursables. Le Conseil peut accorder de telles demandes dépassant le budget après consultation du Trésorier.

6.4. Les dépenses sont remboursées sur présentation de factures acquittées. Des factures non acquittées peuvent être présentées pour paiement direct.

CHAPITRE 7 : LES FONDS RESTREINTS

7.1. Les règles ci-après s’appliquent à tous les fonds restreints détenus par la Fédération, sauf contre- indication dans le règlement particulier du fonds en question. Le règlement du Fonds de Solidarité, modifié la dernière fois par résolution du Congrès de San Francisco en 2011 est publié séparément. Le fonds d’aide aux déplacements a lui aussi son règlement particulier.

7.2. Le Conseil et le Congrès peuvent établir des fonds ad hoc contre des futures dépenses prévisibles, explicites et conséquentes de la Fédération.

7.3. Les fonds restreints sont détenus de manière fiduciaire au nom des organisations membres et des donateurs des fonds ; ils sont comptabilisés séparément. Les fonds peuvent être consolidés en vue d’être investis en bloc, sans que cela soit obligatoire.

7.4. Les fonds issus du compte opérationnel de la Fédération peuvent être investis ensemble avec les fonds restreints, mais ne sont pas consolidés avec ceux-ci.

7.5. Les fonds restreints sont gérés de manière prudentielle, et ne sont appliqués en aucun cas, directement ou indirectement, à la spéculation en devises, matières premières, produits dérivés ou tout autre instrument de caractère spéculatif, ni en opérations à terme de quelque genre que ce soit. Les fonds sont gérés par le groupe de travail des investissements, comprenant le Trésorier et deux ou trois autres membres désignés par le Conseil, en consultation avec le Directeur général et tout autre conseiller qu’ils estiment utile. Aucun paiement ne sera fait en contrepartie de conseils financiers reçus.

7.6. Les revenus de chaque fonds restraint sont appliqués exclusivement aux fins précisées lors de la création du fonds en question. Sauf indication contraire, le capital reste intact.

CHAPITRE 8 : REMBOURSEMENT DES FRAIS DE PARTICIPATION AUX RÉUNIONS

8.1. Le principe général est que les frais découlant de la participation aux réunions de la Fédération sont à la charge de l’association d’origine de chaque membre du Conseil. Il est ainsi essentiel que les associations membres soient averties de cette contrainte au moment de l’appel aux candidatures à l’élection du Conseil.

8.2. Par dérogation à ce principe, pour les membres du Bureau dont l’association aurait des difficultés à assumer les frais de présence aux réunions du Bureau, des frais de mission raisonnables peuvent être remboursés par la Fédération. Ceci vaut également pour les occasions où le Directeur général de la Fédération représente la Fédération ou assiste aux réunions du Conseil ou au Congrès statutaire. Ces frais peuvent comporter :

8.2.1. Train en 2e classe ou avion en classe économique, selon le cas ;
8.2.2. Taxi, bus ou autres transports en commun de et vers l’aéroport/la gare ferroviaire
8.2.3. Frais raisonnables d’hébergement pendant la durée de la réunion.

8.3. Les alinéas 8.1 et 8.2 s’appliquent mutatis mutandis aux frais de voyage et d’hébergement des membres du Conseil chargés de représenter la Fédération.
8.4. Tout membre du Bureau qui s’attend à invoquer l’alinéa 8.2 supra est tenu d’en aviser le Trésorier au moment de la préparation du budget.
8.5 Les demandes de remboursement de frais sont soumises au Secrétariat permanent, étayées par les factures et documents originaux (billet de train ou avion) et doivent être visées par le Trésorier. Dans l’hypothèse où le Trésorier lui-même soit contraint de soumettre une demande de remboursement, celle-ci doit être visée par le Président et le Secrétaire général. Toute demande de remboursement doit être soumise avant la fin de l’exercice ; dans cette impossibilité, le Trésorier devra être averti par écrit du montant prévu.

CHAPITRE 9 : RÉSERVES

La Fédération s’efforce de constituer et de conserver des réserves équivalentes à une année de revenus en cotisations. [Statuts, Art. 42]

Les réserves peuvent être investies ensemble avec les fonds restreints, mais sont comptabilisées séparément. Leurs éventuels intérêts sont crédités au compte opérationnel.



1 En ce qui concerne les devises utilisées par la FIT, voir 3.3.
2 The objective of a review of financial statements is to be enable a practitioner to state whether, on the basis of procedures which do not provide all the evidence that would be required in an audit, anything has come to the practitioner’s attention that causes the practitioner to believe that the financial statements are not prepared, in all material respects, in accordance with the applicable financial reporting framework (negative assurance)”… “For the purpose of expressing negative assurance in the review report, the practitioner should obtain sufficient appropriate evidence primarily through inquiry and analytical procedure to be able to draw conclusions.” Voir http://web.ifac.org/download/b010-2010-iaasb-handbook-isre-2400.pdf [En anglais seulement]